Innsyn i Rederiarkivene

Innsyn i dokumenter fra Rederiarkivene kan kun skje i Haugesund folkebiblioteks lokaler eller gjennom tilgang til digitalisert materiale på Digitalarkivet. Materialet er gammelt og ømfintlig og skal ikke utsettes for flytting/transport.

Taushetsplikt og innsynsrett

Rederiarkivene er underlagt norsk lovverk, og dokumentene kan være klausulert med taushetsplikt på grunn av personvern eller dato. Taushetsplikten er satt for å beskytte personer mot at opplysninger om deres personlige forhold blir kjent.

Alle har i utgangspunktet rett til å få se opplysninger som gjelder dem selv. Men i mange arkivenheter finnes det opplysninger om flere personer. Dersom man i en konkret sak får tilgang til personlige opplysninger om andre personer, må disse opplysningene behandles med varsomhet.

Materialet brukere av Rederiarkivene får tilgang til kan kun brukes til å ivareta deres egen tarv (= behov/rettigheter).

Arkivverket praktiserer taushetsplikt for sensitive personopplysninger frem til alle omtalte personer i materialet med sikkerhet er minst 100 år gamle. Som sensitive personopplysninger regnes:

  • Personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap.
  • Genetiske opplysninger og biometriske opplysninger som har som formål å entydig identifisere en fysisk person.
  • Helseopplysninger
  • Opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.
  • Personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser eller tilknyttede sikkerhetstiltak.
  • Opplysninger om lønn til individuelle personer.

Selv om du får tilgang til materiale fra Rederiarkivene har du ikke anledning til å publisere taushetsbelagte opplysninger fra materialet på Internett eller i andre kanaler, eller dele dem på annen måte med andre.

Du kan bruke opplysninger fra materialet til egen forskning (herunder også slektsgransking), og du kan dele med andre de opplysninger fra materialet som ikke er omfattet av taushetsplikten.

Du skal utvise særlig aktsomhet også ved deling av ikke taushetsbelagte opplysninger som angår og/eller identifiserer personer som ikke er i direkte familiær relasjon med deg selv.

Når du gis tilgang til materiale fra Rederiarkivene forplikter du deg til å ikke bruke opplysninger fra dette materialet på andre måter enn det som er spesifisert over. Du vil derfor måtte skrive under på en taushetserklæring.

Du må identifisere deg med fullt navn og begrunnelse for innsyn for å kunne søke om partsinnsyn i opplysninger som oppbevares i Rederiarkivene. Ved underskrivelse av taushetserklæring vil du bli bedt om å vise legitimasjon.

Lovgrunnlag

Rederiarkivene vurderer at tilgangen til vårt materiale reguleres gjennom Offentlegforskrifta §7, §9 og §10 samt Forvaltningsloven §13 a, d og e. I tillegg til disse finnes det også en del andre særlover som regulerer taushetsplikt. I rettstellslovene (straffeprosessloven, politiregisterloven og politiregisterforskriften) og helsepersonelloven, som regulerer innsyn i henholdsvis straffesaker og pasientjournaler, er det ikke fastsatt noe tidspunkt for bortfall av taushetsplikten. I politiregisterloven § 24 nr. 3 og helsepersonelloven § 23 nr. 2 heter det allikevel at taushetsplikten ikke er til hinder for at opplysningene brukes «når ingen berettiget interesse tilsier hemmelighold».

Vi tolker disse bestemmelsene slik at mannskapslister som er eldre enn 100 år og pasientjournaler som er eldre enn 150 år fritt kan brukes i våre lokaler og via Digitalarkivet. Hvis du ønsker innsyn i opplysninger som er yngre enn dette, må du sende oss en skriftlig henvendelse (folkebiblioteket(at)haugesund.kommune.no) hvor du begrunner hvorfor du ønsker innsyn og hva opplysningene skal brukes til.