Arkivskjema

A-E

Administrative arkivserier

A

Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
Protokoller etter styrende organ i flere nivåer bør ordnes i flere serier, f.eks. generalforsamling, årsmøte, representantskap, styre, arbeidsutvalg, råd. Faste utvalg med beslutningsmyndighet kan også ha egne protokoller. Komiteer og utvalg uten beslutningsmyndighet bør ikke inngå under seriekoden, men heller plasseres blant spesialseriene.
For å avgjøre hva som hører hjemme under seriesignatur A er funksjonen avgjørende, ikke navnet. Møtebøker kan ha fått andre betegnelser, som forhandlingsprotokoll, styreprotokoll, vedtaksbok eller bare protokoll. Under signatur A skal det bare plasseres møtebøker fra arkivskaper selv samt fra faste styrer, utvalg og råd som arkivskaper har hatt sekretariat for, når disse er å betrakte som styrende for arkivskapers virksomhet
Aa Møteprotokoller
Ab Protokoller skipene

B

Kopibøker
Serier av brevkonsepter eller -kladder som finnes, ordnes også under signatur B. De bør plasseres etter rekken med kopibøker. Egne kopibøker for rundskriv bør også betraktes som en underserie av kopibøker. Separate kopibøker for korrespondanse som ble unntatt fra offentlighet, f.eks. personal- eller klientsaker, stilles opp som en underserie etter de vanlige kopibøkene. Det samme gjelder egne kopibøker for interne notater dersom slike finnes.
Ba Telegram
Bb Posisjonstelegram
Bc Telegram/kopibøker andre personer (Her: kapteinstelegrammer)

C

Journaler og andre overgripende registre

D

Saks- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem
Korrespondanse kan enten bestå av løse dokumenter eller de kan være samlet til saker. En samling av korrespondanse kalles korrespondansearkiv, men dersom dokumentene som gjelder en bestemt sak er holdt samlet, kalles det sakarkiv
Da Alfabetisk korrespondansearkiv (Rederiarkivene har i all hovedsak ordnet korrenspondansen alfabetisk på avsender/mottaker kornologisk på år, så måned. )
Db Korrespondanse til/fra skipene (Korresponanse merket med kaptein og/eller skip er ofte to adskilte ting, og er i tilfelle oppbevart som to separate serier)
Dc Korrespondanse kapteinene

E

Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system
Tilsendte møtereferater fra overordnete organer, hovedstyrer, paraplyorganisasjoner e.l. skal plasseres under signatur E. Møtebøker fra komiteer og utvalg av mer temporær og utredende karakter som arkivskaper har hatt sekretariat for skal plasseres under signatur E, dersom de ikke skal regnes som egne arkivskapere.
Ea
Eb

F-O

Spesialserier

F

Befraktning
Spesialserien Befraktning inneholder alle dokumenter for frakt av varer og passasjerer. Ikke inkludert her er serier tilhørende virksomheter innad i rederiet med adskilt regnskap og kontorvirksomhet. (Eks; Linjefart og hvalfangst).  Disse settes i egen serier på slutten av arkivet.
Fa Laste/losse skjema
Fb Manifest  Et manifest inneholder: opprinnelsessted, avsender,
mengde,  mottager, verdi.
Fc Stykkgodsbefraktning;  Inkluderer dokumenttype;  konnossement/sjøfraktbrev
/Bill of Lading (B/L) (typisk linjefart)
Fd Reisebefraktning: Dokumenttype; Certepartier
Fe Reiserapporter
Ff Erstaningssaker i forbinnelse med befraktningen
Fg Recapitulasjoner
Fr Tabeller/reise og ankomsttider

G

(Skips)Teknisk arkiv
Her settes dokumenter angående skipenes vedlikehold, tekniske tegninger og saksarkiv vedrørende havari og forlis. Inkluderer; manualer, tilbud, brosjyrer fra tilbydende selskaper angående skipene.
Ga Tekniske dokumenter angående skipene
Gb Havaridokumenter/journal
Gba Korrespondanse, sakspapirer angående havari og erstatningssaker. Forikringssaker.
Gbb Rettsdokumenter
Gbc Bilder (havari)
Gc Diverse dokument ved forlis
Gd Forlis – Tekniske papirer. Tegninger, bilder.
Gf Tekniske manualer
Gg Brosjyrer
Gh Spesifikke selskaper

H

Dagbøker
Ha Dekksdagbøker
Hb Maskindagbøker
Hc Oljedagbøker
Hd Dagbøker for forpleiningen
He Kompass og Radiopeilerdagbøker
Hf Chief Officers logbook
Hg Arbeidsbok
Hh Manøverbok
Hi Mannskapsbøker
Hj Posisjonsbøker

I-N

Ubrukt

O

Diverse

P

Personalforvaltning
Arkivmateriale skal bare plasseres her når arkivskaper selv har organisert arkivet slik. Enkeltsaker og dokumenter må ikke tas fra organets hovedsystem, f.eks. sakarkivet, for å bli lagt her. Det betyr bl.a. at personalmapper i mange tilfeller ikke vil bli plassert her, men under D.
Pa Personalkort
Pb Sykejournaler
Pc Mønstring
Pd Trygdekassen
Pe Lang tids tjeneste
Pf Pensjon

Q

Eiendomsforvaltning

R

Regnskap
Ra Årsavslutning Årsregnskap med bilag (også trykt) råbalanser, økonomiske rapporter, perioderegnskaper. Her; regnskap for D/S A/S
Rb Hovedbokføring Hovedbøker, hovedbokjournaler, kontojournal, systemdokumentasjon, kontoplaner, reskontro
Rba Aktieprotokoller
Rbb Aktiereskontro
Rc Sideordnet bok­føring Kunde- og leverandørreskontro, lønnsregnskap, lagerregnskap, hyreregnskap,
Rca Kapteinsregnskap
Rcb Personlige regnskap for reder, familie
Rcc Proviantregnskap, slappkiste, restaurant
Rd Grunnbokføring, dagbokføring Memorialer, innkjøpsbøker, salgsbøker, dagbøker og journaler med kladder, kassabøker med kladder, kontoutdrag
Re Skatter og avgifter
Rf Bilag, kundefaktura bedriftens utgående fakturaer, leverandørfaktura (innkomne), memorialbilag, kassabilag, bokføringsordrer
Rg Budsjett og kalkulasjon Budsjett (helårs og periode), budsjettforslag, budsjettoppfølging, for‑ og etterkalkyler
Rh Revisjon
Ri Lån og finansiering
Rj Forsikring
Rja Refusjoner Her: Krav fra mannskap, befraktere

S

Statistikk
Her legges egenprodusert statistisk materiale, først og fremst grunnlagsmateriale og upublisert statistikk. Statistikk fra andre arkiveres ikke. Dersom egen statistikk kommer ut som trykte publikasjoner, plasseres de under X

T

Kart og tegninger

U

Foto, film og lydopptak

V

EDB og mikrofilm

W

Gjenstander

X

Egenproduserte trykksaker

Y

Andre utstkilte arkivdeler, diverse

Z

Referansemateriell

L

Linjefart
La Korrespondanse
Lb Befraktning (direkte angående linjefarten)
Lc Regnskap
Lca Bilag
Lcb Billetter

M

Hvalfangst
Ma Korrespondanse
Mb Fangstoppgaver
Mc Regnskap
Mca Bilag